中華茶奧會(huì)外場(chǎng)活動(dòng)——航空乘務(wù)茶藝賽
本期《會(huì)議活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)》中帶來(lái)的是外場(chǎng)模塊的內(nèi)容。對(duì)室外活動(dòng)影響最大的因素通常來(lái)說(shuō)是天氣——陰晴雨雪風(fēng)。天氣可能會(huì)影響活動(dòng)的效果乃至活動(dòng)的進(jìn)程與安全,故前期對(duì)天氣預(yù)報(bào)的關(guān)注與以及為應(yīng)對(duì)各類天氣準(zhǔn)備應(yīng)急預(yù)案也是外場(chǎng)活動(dòng)的重中之重。此外,外場(chǎng)活動(dòng)還需要注意“大型活動(dòng)申報(bào)管理”有關(guān)規(guī)定。
1.一般酒店內(nèi)活動(dòng),人數(shù)不足以需要備案或可由酒店方完成備案;而外場(chǎng)活動(dòng),人數(shù)超過(guò)備案要求的概率更高。
2.室外布置可能會(huì)出現(xiàn),“布置地點(diǎn)的管理部門為政府單位”或“布置含空飄等可能超出限高的物料”,故需向有關(guān)部門進(jìn)行備案。
接下來(lái)讓我們進(jìn)入正題——外場(chǎng)活動(dòng)執(zhí)行細(xì)則及外場(chǎng)活動(dòng)策劃方案內(nèi)容。
2020杭州豐收節(jié)開幕式外場(chǎng)演出活動(dòng)
外場(chǎng)活動(dòng)前期
1.活動(dòng)臨近時(shí),時(shí)刻關(guān)注活動(dòng)周期內(nèi)的天氣預(yù)報(bào);如無(wú)嚴(yán)重影響,根據(jù)外場(chǎng)布置情況準(zhǔn)備篷房、雨衣、雨傘等;如影響活動(dòng)正常開展,建議延期舉辦活動(dòng);
2.如外場(chǎng)布置涉及電子設(shè)備,應(yīng)考慮到可能的惡劣天氣造成的影響,提前準(zhǔn)備好應(yīng)急預(yù)案;
3.超過(guò)1000人的大型活動(dòng)及特殊影響的活動(dòng)需向相關(guān)部門進(jìn)行活動(dòng)審批。提前制定好活動(dòng)計(jì)劃,制定大型群眾性活動(dòng)安全工作方案;
4.如有涉及空飄、道旗、充氣拱門等,根據(jù)情況提前向當(dāng)?shù)爻枪軋?bào)備;
5.大型活動(dòng)除了對(duì)安保有規(guī)定要求外,還需衛(wèi)生、消防、電力等方面的支持;在確定場(chǎng)地后,根據(jù)實(shí)際情況與衛(wèi)生、消防及電力部門進(jìn)行對(duì)接,申請(qǐng)支持。
外場(chǎng)活動(dòng)中期
1.如現(xiàn)場(chǎng)搭建物差異無(wú)法調(diào)整,需要求采取必要措施最大限度還原,并盡量調(diào)整位置,不影響活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)整體效果;
2.外場(chǎng)道路兩側(cè)的布置,應(yīng)在活動(dòng)開始前兩小時(shí)完成布置,并根據(jù)指引路線自行測(cè)試兩次以上;如發(fā)現(xiàn)擺放錯(cuò)誤或不當(dāng)?shù)奈锪,及時(shí)調(diào)整其位置;室外指引牌的材質(zhì)較輕時(shí),需增加配重固定;
3.在室外布置噴繪背景板時(shí),需注意風(fēng)向,在嘖繪上開風(fēng)口,并增加配重,固定好嘖繪;
4.活動(dòng)當(dāng)天,所有工作人員及支持人員均需持有效憑證入場(chǎng);
5.做好涉及活動(dòng)當(dāng)日的所有工作人員的用餐、用水的安排;
6.若遇到下雨、大風(fēng)等天氣,還要做好相應(yīng)的防雨及轉(zhuǎn)移場(chǎng)地工作;
7.務(wù)必保障臨時(shí)搭建的設(shè)施、建筑物的安全,消除安全隱患。
2020杭州豐收節(jié)外場(chǎng)活動(dòng)——登豐造集夜市
外場(chǎng)活動(dòng)后期
活動(dòng)結(jié)束后,及時(shí)清理外場(chǎng)區(qū)域內(nèi)的物料,并清點(diǎn)具體數(shù)量。拆卸過(guò)程中,仍要注意現(xiàn)場(chǎng)的安全狀況,避免后期工作的隱患發(fā)生;與安保、交通、衛(wèi)生、電力等部門之間涉及費(fèi)用部分,需辦理相關(guān)事宜。
注意事項(xiàng):客戶應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)舉辦前一個(gè)月提出安全許可申請(qǐng)。